Op 13 november 2018 vond er bij Univé in Meppel een AVG workshop plaats voor verenigingen. De workshop had als doel om de belangrijkste elementen toe te lichten om zo voldoende handvatten mee te geven om er zelf praktisch mee aan de slag te gaan.

Er waren naast vertegenwoordigers van muziekverenigingen, ook sportverenigingen en koren aanwezig en kwamen uit de hele regio. De workshop werd gegeven door Niels Nijland, compliance officer bij Unive Noord-Nederland.

Organisaties gebruiken persoonsgegevens en wisselen deze uit. De belangrijkste regels voor de omgang met persoonsgegevens in Nederland zijn vastgelegd in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit staat voor Algemene Verordening Gegevensbescherming, deze heeft de vorige Wet bescherming Persoonsgegevens (Wbp) vervangen. De AVG is van kracht op 25 mei 2018 en verplicht alle bedrijven en instellingen die gegevens van Europese burgers verwerken aan de AVG te voldoen. Deze wet geldt dus ook voor bedrijven als Facebook, Google, de makelaar op de hoek en alle stichtingen en verenigingen.

Iedere deelnemer gaf aan wat er al wel of nog niet is gedaan op het AVG gebied. Daarna werd ingegaan of iedereen voldoende op de hoogte is van de risico’s. Want steeds meer data staat online en wordt aan elkaar gekoppeld. Daarnaast levert het koppelen van data een schat aan informatie op voor commerciële activiteiten van bedrijven, maar ook voor criminelen is het een middel om diefstal en identiteits- en financiële fraude te plegen.

Andere onderwerpen die deze avond naar voren kwamen  en waar deelnemers vragen over hadden waren:

  • Meer verantwoording over gegevens van de leden van verenigingen.
  • Veiliger omgaan met data
  • Data voldoende beveiligen
  • Bijzondere persoonsgegevens extra goed vastleggen
  • Verwerkingsregister opstellen (denk aan bewaartermijn)
  • Schoning van data
  • Verwerkingsovereenkomst, privacyverklaring
  • Gebruik van foto en filmmateriaal
  • Historie en statistiek

Daarnaast was er extra aandacht voor diverse valkuilen, zoals het vermelden van persoonsgegevens zonder toestemming, zoals het opnemen van foto’s in een smoelenboek, telefoonnummers en verjaardagen. Niels gaf aan om extra voorzichtig te zijn met het vastleggen van bijzondere of gevoelige persoonsgegevens.

Al met al was het een interessante en leerzame avond en de deelnemers gingen met een schat aan informatie naar huis.

Univé voelt zich verbonden met iedereen die zich wil blijven ontwikkelen of anderen daarin stimuleren, begeleiden en helpen, zoals verenigingen.